Introduzione

Come organizzare in strutture organiche, archiviare in modo sicuro e trovare, tramite chiavi di ricerca, qualsiasi documento elettronico generato da applicazioni funzionanti su PC (Word, Excel, Outlook, Autocad, Acrobat, PowerPoint, Scanner, Telefono, ...).

Dalla semplice estensione di “Esplora risorse”, alla più elaborata struttura di archiviazione, fino all’archiviazione ottica prevista dalla legge, il tutto inserito in una sofisticata policy dei diritti di accesso, nell’archiviazione contemporanea su più server o su altri supporti non riscrivibili, fino all’archiviazione in outsourcing via web-services.

Collegare i documenti con entità aziendali, clienti, fornitori, progetti, reparti, contatti, ecc., anche residenti in strutture informatiche aziendali diverse e preesistenti, navigare tra questi collegamenti e i documenti, poterli modificare e tenere automaticamente traccia delle versioni.

Struttura DiploDMS

Il sistema è composto da una parte hardware ( server ) e da due parti software, una installata sul server e l’altra sui client.

Server

Il server nella versione base è dotato di:

• 2 Dischi in mirroring da 200 GB.
• Monitor, tastiera, mouse e scheda di rete.
• Sistema operativo Windows 2003 server comprensivo di 5 accessi client.
• Sistema autonomo di backup su 3 dischi da 200 GB.

All'atto dell'installazione del server si deve unicamente configurare la scheda di rete, dare un nome al server e definire uno o più amministratori.
In base al livello di sicurezza desiderato si sceglie il tipo di autenticazione.
Il server, di default, non è inserito nei domini aziendali; sebbene questo possa essere effettuato dagli amministratori dei sistemi.
L'amministratore definisce la configurazione del server: utenti, diritti, archivi, chiavi di ricerca, agganci tra documenti ecc.
Il server è visto come una "Black Box" che dialoga esclusivamente con il software di archiviazione presente sui client.
Tutte le informazioni di archiviazione (esclusi solo i documenti stessi) sono contenute in uno o più database SQL Server.
Fino a quando ogni singolo database non supera i 4 GB non è richiesta la licenza Microsoft SQL Server.
Il software DiploDMS si avvia automaticamente all'accensione del server.

Client

Il programma di installazione del client è residente in una cartella condivisa sul server di archiviazione.
In un database predefinito sono memorizzate le informazioni relative al sistema.
Gli amministratori definiscono gli utenti, i gruppi, i diritti, le tabelle di archiviazione con i relativi campi, le relazioni tra tabelle, le relazioni delle tabelle con il “mondo esterno”.
Il lavoro degli utenti si può suddividere in tre attività tipiche del sistema: Archiviazione, Navigazione, Modifica.
La peculiarità del sistema è la possibilità di inserire collegamenti tra i vari documenti archiviati.
Le tabelle di archiviazione possono avere o meno documenti collegati.
Le tabelle di archiviazione possono ereditare i loro dati da fonti esterne al sistema.
 

Archiviazione

L’inserimento dei dati all’interno di DiploDMS può avvenire in modi diversi:

• in automatico, prelevando i dati da fonti esterne
• con apposito programma in cui si può scegliere il documento, la rispettiva tabella di archiviazione ed inserire i dati per gli eventuali collegamenti con altre tabelle
• da Esplora Risorse
• inserendo i documenti in specifiche directory monitorate.

Navigazione

Il reperimento del documento e la sua consultazione sono gli obiettivi alla base dell’applicazione.
Dopo avere scelto la tabella e gli eventuali criteri di selezione il sistema visualizza l’elenco dei documenti trovati, le eventuali versioni ed i relativi collegamenti con altre tabelle.
Si può navigare, tramite l’uso del mouse, sui documenti collegati e sulle versioni; individuato il documento, il sistema attiva l’applicazione corrispondente.

Modifica

Se il documento, sul quale ci si è posizionati, permette modifiche ed i diritti dell’utente lo consentono, il sistema attiva l’esecuzione dell’applicazione corrispondente.
Al termine, se l’archivio ammette la gestione delle versioni, viene creata una nuova versione del documento, altrimenti viene eseguito l’aggiornamento del documento stesso.